A parte mais valiosa de uma plataforma de acompanhamento não é a tela: é o e-mail que chega antes de alguém precisar abrir a tela. No Observatório de Gestão, isso se chama informe automático — um boletim configurável que reúne o que mudou no território do ente e vai direto para as pessoas que precisam agir.
Este manual mostra como montar essa configuração e, principalmente, como escolher o que entra em cada informe.
Onde fica
Menu Observatório, função Informes Automáticos. A tela permite criar a assinatura do informe para você mesmo ou, quando o seu perfil permite, para outros usuários da empresa ativa.
O que dá para configurar
Blocos de conteúdo. Você escolhe quais assuntos entram no informe, entre os módulos do Observatório:
- CAUC — Regularidade: situação de regularidade dos entes do recorte.
- Oportunidades — Captação: movimentações de captação no território.
- Prestação de Contas: situação dos instrumentos acompanhados.
- Emendas Parlamentares: emendas destinadas ao recorte.
- DOU — Portarias: publicações do Diário Oficial da União relevantes para o território.
Recorte territorial. Estado, município e, quando aplicável, órgão superior. O recorte respeita sempre o escopo territorial que o usuário destinatário tem permissão para ver.
Periodicidade. Diária, semanal ou mensal, com hora de envio definida. Na periodicidade semanal escolhe-se o dia da semana; na mensal, o dia do mês.
Formato. Completo, com o detalhamento, ou resumo, com as manchetes e os números principais.
Destinatário. O e-mail que recebe. É possível direcionar o informe para quem não acessa a plataforma — o caso mais comum é o gabinete.
Ativação. A assinatura pode ser desativada temporariamente sem ser excluída, o que é útil em períodos de recesso.
Três configurações que funcionam
Prefeitura de porte pequeno ou médio
- Informe diário resumido, às 7h, para o gabinete e o secretário responsável, com os blocos de CAUC e DOU. Serve para responder à pergunta “mudou alguma coisa que me afeta hoje?”.
- Informe semanal completo, às segundas-feiras, para a equipe técnica, com todos os blocos. É o insumo da reunião semanal de captação.
Governo estadual
- Informe diário resumido por recorte de secretaria, com CAUC e oportunidades.
- Informe mensal completo consolidado, para a área de articulação com municípios.
Consultoria ou consórcio
Um informe por ente atendido, semanal e completo, com todos os blocos. O consultor recebe um panorama por município e leva o material pronto para a reunião com cada cliente.
Informe que ninguém lê é pior que informe nenhum: ele cria a sensação de acompanhamento sem produzir decisão. Prefira poucos informes, curtos, para destinatários que têm poder de agir.
Como escolher a periodicidade
- Diário para o que muda todo dia e trava operação: regularidade e publicações oficiais.
- Semanal para o que precisa de decisão coletiva: instrumentos, prazos, oportunidades.
- Mensal para consolidação e prestação de contas ao gabinete e a colegiados.
Ligar tudo em diário é o erro mais comum de implantação: em duas semanas o informe vira ruído e ninguém abre.
Envio imediato e histórico
A tela também permite disparar o informe na hora, sem esperar a próxima janela — útil para testar a configuração e para levar material atualizado a uma reunião marcada de última hora.
Há ainda o registro dos envios realizados, que serve a dois propósitos: verificar se a entrega ocorreu e demonstrar, em fiscalização ou em transição de mandato, que a equipe mantinha acompanhamento sistemático.
Boas práticas
- Nunca um único destinatário. Férias e desligamento transformam informe em silêncio.
- Use e-mail institucional. Conta pessoal se perde na troca de equipe.
- Combine o horário com a rotina. Informe que chega às 7h é lido; o que chega às 18h, não.
- Revise a cada trimestre. Equipe muda, prioridade muda, recorte muda.
- Ligue o informe à reunião. O informe semanal deve chegar antes da reunião semanal, não depois.
Quando o informe não chega
Confira, nesta ordem: a assinatura está ativa; o e-mail está correto; o destinatário tem escopo territorial que produza conteúdo; e a caixa de entrada não está classificando a mensagem como promoção. Em domínios institucionais com filtro rigoroso, vale pedir à equipe de TI que libere o remetente.