“Estamos captando bem?” é uma pergunta que quase nenhuma prefeitura consegue responder com número. A resposta costuma ser uma sensação, sustentada pelo último anúncio de emenda ou pela última frustração. Sensação é péssimo instrumento de gestão: ela oscila com o humor e esconde tendência.
Este texto propõe cinco indicadores que qualquer município consegue medir com o que já tem — uma planilha de instrumentos e um pouco de disciplina.
1. Taxa de conversão de proposta
O que mede: de cada dez propostas enviadas, quantas viraram instrumento assinado.
Como calcular: instrumentos celebrados no período dividido pelo número de propostas enviadas no período correspondente.
Por que importa: conversão baixa raramente significa azar. Costuma indicar proposta mal elaborada, escolha errada de programa ou ausência de articulação. Cada uma dessas causas tem tratamento diferente — e o indicador é o que provoca a investigação.
Acompanhe também o motivo das recusas. Três recusas pelo mesmo motivo indicam problema de processo, não de sorte.
2. Tempo médio entre etapas
O que mede: quantos dias o município leva, em média, entre marcos: da abertura da janela ao envio da proposta; do recebimento da diligência à resposta; da assinatura à primeira licitação.
Por que importa: é o indicador que revela gargalo interno. Se a resposta a diligência leva em média trinta e cinco dias, o problema não está no órgão federal.
Como usar: compare períodos, não municípios. O que interessa é a própria evolução.
3. Percentual de execução dos instrumentos vigentes
O que mede: quanto do valor pactuado já foi efetivamente executado, no conjunto dos instrumentos vigentes.
Por que importa: captar sem executar produz o pior resultado possível — recurso conquistado, obra parada, prestação de contas comprometida e reputação prejudicada para a próxima captação.
Cuidado: olhe também a distribuição. Média razoável pode esconder dois convênios parados em 5%.
4. Dias de irregularidade no período
O que mede: em quantos dias, no trimestre, o ente esteve com alguma pendência que o impedisse de receber transferências voluntárias.
Por que importa: é o indicador mais direto de risco. Um município que passa quarenta dias por trimestre irregular vai perder oportunidade — é questão de tempo, não de probabilidade.
Como medir: com o registro diário da situação de regularidade. Sem histórico, esse indicador não existe.
5. Pipeline de projetos prontos
O que mede: quantos projetos o município tem, hoje, em condição de serem apresentados imediatamente — com objeto definido, quantitativo, estimativa de custo e projeto técnico no nível exigido.
Por que importa: é o indicador que antecipa o resultado dos próximos doze meses. Município com portfólio vazio não capta, por melhor que seja a articulação.
Como usar: classifique em três níveis — ideia, anteprojeto e pronto para apresentar — e acompanhe a migração entre eles.
Indicador não serve para dar nota à equipe. Serve para transformar conversa sobre esforço em conversa sobre gargalo.
Como montar o acompanhamento
- Defina o período. Trimestre funciona bem: mês é curto demais para captação, ano é longo demais para corrigir rota.
- Use a base que já existe. A planilha de instrumentos, se bem mantida, produz quatro dos cinco indicadores.
- Registre a regularidade diariamente. É o único dado que precisa ser coletado todo dia — e o que mais se perde quando não há automação.
- Apresente em uma página. Cinco números, com a variação em relação ao período anterior e uma frase de leitura em cada.
- Discuta a causa, não o número. O indicador abre a conversa; a decisão vem da análise.
Os erros de quem começa a medir
Indicador demais. Quinze indicadores garantem que nenhum será olhado.
Meta sem base. Estabelecer meta antes de ter três períodos de histórico produz número arbitrário.
Comparação com outro município. Portes, capacidades e carteiras diferentes tornam a comparação inútil e desmotivante.
Medir e não decidir. Relatório que não muda nenhuma prioridade vira ritual.
O efeito no gabinete
Uma página com cinco números muda a conversa com o prefeito. Em vez de “estamos correndo atrás”, a equipe apresenta: a conversão caiu, o tempo de resposta a diligência aumentou e o portfólio está com dois projetos prontos. Cada uma dessas frases sugere uma decisão — e decisão é o que a equipe precisa do gabinete.
Histórico que sustenta indicador. O Observatório de Gestão registra diariamente a regularidade e a situação dos instrumentos do ente, e entrega o resumo por e-mail. Conheça a solução ou veja a posição do dia.