Em uma plataforma que reúne dados de milhares de entes, a pergunta mais importante não é o que o sistema mostra — é o que cada pessoa pode ver. No Observatório de Gestão, isso se resolve em duas camadas que trabalham juntas: as permissões por função e o escopo territorial.
Este manual explica as duas e propõe desenhos de concessão para os quatro perfis de organização mais comuns.
Camada 1 — Perfis e permissões
Em Administração > Perfis e permissões existe a matriz que liga cada perfil às funções da plataforma e, dentro de cada função, às ações permitidas: ler, criar, alterar, excluir, exportar e visualizar.
O princípio de desenho é o menor privilégio: comece restrito e libere sob demanda. É mais fácil conceder depois do que retirar de alguém que já se acostumou.
Uma organização típica trabalha bem com três ou quatro perfis:
- Administrador — cadastros, usuários e permissões.
- Gestor — visão completa dos módulos, geração de relatórios e configuração de informes.
- Técnico — operação dos módulos que usa, sem acesso a cadastro nem a permissões.
- Consulta — apenas leitura, para gabinete, controle interno e assessorias.
Perfis demais tornam a matriz impossível de manter; perfis de menos obrigam a conceder mais do que o necessário.
Camada 2 — Escopo territorial
A segunda camada é específica do módulo Observatório e fica em Observatório > Permissões. Ela define quais estados e municípios cada usuário pode ver dentro dos painéis, relatórios e exportações.
Duas regras orientam o uso:
- Negar por padrão. Sem concessão, o usuário não vê dado territorial nenhum.
- Conceder o menor recorte que resolva o trabalho da pessoa.
Toda concessão fica registrada, e as alterações ficam na trilha de auditoria — o que importa quando alguém pergunta, meses depois, por que determinado usuário tinha acesso a determinado município.
Desenhos por tipo de organização
Prefeitura
O caso mais simples: praticamente todos os usuários recebem o próprio município. Duas exceções úteis:
- O gabinete pode receber também o estado, para acompanhar o contexto regional.
- Perfis de consulta, como controle interno e câmara, recebem o município com permissão apenas de leitura.
Governo estadual
Aqui o desenho importa mais. O padrão que costuma funcionar:
- A equipe central recebe o estado inteiro.
- Cada secretaria ou regional recebe apenas os municípios do seu recorte.
- Perfis de consulta recebem leitura sobre o recorte correspondente.
Conceder o estado inteiro a todos anula o controle e ainda polui a tela com dados irrelevantes para quem trabalha com uma microrregião.
Consórcio de municípios
O consórcio precisa de duas visões:
- Equipe do consórcio — todos os entes consorciados, para o painel consolidado.
- Cada município consorciado — apenas o próprio ente, com os alertas correspondentes.
É o desenho que permite entregar valor coletivo sem expor a situação de um município aos técnicos de outro.
Consultoria ou empresa de assessoria
Cada município atendido é uma empresa própria na plataforma, e a troca entre elas se faz pelo seletor de empresa ativa. Dentro de cada uma, o consultor recebe o escopo do ente atendido.
Quando um analista da consultoria atende apenas parte da carteira, o escopo deve refletir isso — inclusive porque facilita o repasse de carteira entre analistas.
Permissão bem desenhada não é a que impede o trabalho. É a que faz cada pessoa abrir o sistema e encontrar exatamente o que lhe diz respeito.
Rotina de manutenção
- Revisão trimestral das concessões, comparando com a lotação atual das pessoas.
- Revogação imediata no desligamento — não no fim do mês.
- Substituto definido para cada função crítica, para que férias não parem a operação.
- Registro das concessões excepcionais, com o motivo e o prazo.
- Conferência da trilha de auditoria quando houver dúvida sobre acesso.
Erros comuns
Um usuário com tudo. Cria dependência e risco: em licença ou desligamento, a operação para ou o acesso fica órfão.
Login compartilhado. Destrói a rastreabilidade e inviabiliza qualquer apuração.
Concessão “temporária” que nunca é revista. Costuma virar permanente por esquecimento.
Escopo largo por comodidade. Conceder o país inteiro para não ter que ajustar depois é a decisão que mais compromete o controle.
Quando alguém não vê o que deveria
O diagnóstico segue três perguntas, nesta ordem: o perfil do usuário tem a função liberada? A função está habilitada para a empresa ativa? O escopo territorial inclui o município procurado? Na prática, a terceira pergunta responde à maioria dos chamados.