Em 9 de setembro se comemora o Dia do Administrador. É uma boa data para uma pergunta incômoda: por que duas prefeituras vizinhas, com população parecida, orçamento parecido e as mesmas carências, captam valores tão diferentes?
A resposta que se ouve com frequência é “a outra tem padrinho político”. Às vezes tem. Mas quando se olha de perto um grupo maior de municípios, o padrão que aparece é outro: a que capta mais tem processo, e a que capta menos tem improviso.
Os cinco sinais do improviso
- Ninguém sabe quantos instrumentos estão em execução. A resposta exige uma semana de garimpo em armário e e-mail.
- A captação depende de uma pessoa. Se ela sai de férias, o setor para; se ela pede demissão, o município recomeça.
- A regularidade é verificada quando aparece oportunidade. Sempre tarde.
- Cada proposta é escrita do zero. Não há modelo, não há histórico, não há o que reaproveitar.
- Não existe número. Ninguém sabe dizer quanto o município captou no ano passado, nem quanto perdeu.
Nenhum desses cinco pontos custa dinheiro para resolver. Todos custam decisão.
O que a prefeitura organizada faz de diferente
Mantém um inventário vivo. Uma planilha ou sistema com todos os instrumentos: número, objeto, valor, vigência, situação, responsável e próximo prazo. Atualizada semanalmente. Esse inventário é o documento mais valioso do setor.
Separa quem prospecta de quem executa. Prospecção exige olhar para fora — editais, portarias, emendas, programas. Execução exige olhar para dentro — licitação, empenho, medição, prestação de contas. Quando a mesma pessoa faz as duas coisas, a execução sempre vence, porque tem prazo mais visível, e a prospecção some.
Tem modelo de documento. Ofício, justificativa, plano de trabalho, memorial descritivo. Ter modelo não é preguiça: é o que permite escrever uma proposta em dois dias em vez de duas semanas.
Registra decisão. Uma linha por decisão, com data e motivo. Quando o convênio for questionado três anos depois, esse registro é a diferença entre explicar e adivinhar.
Mede. Propostas apresentadas, aprovadas, liberadas, executadas, prestadas. Cinco números que cabem em meia página e mudam a conversa com o gabinete.
Como sair do improviso em noventa dias
- Semana 1 e 2 — inventário. Levantar todos os instrumentos vigentes e os encerrados nos últimos cinco anos, com situação de prestação de contas.
- Semana 3 — regularidade. Fazer a conferência completa e classificar as pendências por urgência, com responsável nomeado.
- Semana 4 — rotina. Definir dia e hora da reunião semanal, pauta fixa e quem participa.
- Mês 2 — modelos. Padronizar os cinco documentos que o setor mais escreve, com base nos que já foram aprovados antes.
- Mês 2 — calendário. Montar o calendário das janelas previsíveis dos próximos doze meses.
- Mês 3 — banco de projetos. Descrever, em uma página cada, os dez problemas prioritários do município, com custo estimado e o que falta para virar proposta.
- Mês 3 — indicadores. Publicar internamente os cinco números do setor e repeti-los todo mês.
Noventa dias é tempo suficiente porque nenhuma dessas etapas depende de contratação, sistema novo ou autorização especial. Depende de alguém assumir.
Improviso funciona uma vez. Processo funciona toda vez — inclusive quando a pessoa boa sai.
O erro de confundir esforço com resultado
Setores de convênio costumam ser laboriosos. As pessoas trabalham muito, respondem a tudo, correm atrás. O problema é que esforço sem método produz um tipo específico de fracasso: o município apresenta muitas propostas malfeitas e recebe muitas devoluções, o que consome ainda mais tempo e deixa a equipe exausta e desmoralizada.
Menos propostas, melhor preparadas, com regularidade verificada antes, produzem mais resultado com menos desgaste. É contraintuitivo para gestor que mede trabalho por movimento, mas é o que aparece quando se compara municípios ao longo de alguns anos.
O que o gestor pode fazer nesta semana
Peça três informações ao setor de convênios: quantos instrumentos estão vigentes, qual a situação de regularidade do ente hoje, e quais são as três próximas janelas de oportunidade. Se as três respostas vierem em menos de um dia, o município tem processo. Se demorarem uma semana, você acabou de encontrar o ponto de partida.
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