O Dia Internacional da Democracia, 15 de setembro, tem uma tradução muito concreta na administração municipal: os mecanismos pelos quais a sociedade acompanha o uso do dinheiro público. Não é assunto abstrato. Conselho inativo e portal desatualizado geram apontamento em auditoria e, em alguns programas, chegam a impedir a adesão do município.
Os quatro mecanismos que a gestão precisa manter
Conselhos setoriais. Saúde, educação, assistência social, criança e adolescente, entre outros. Vários programas federais exigem conselho constituído e em funcionamento como condição de adesão ou de repasse. Funcionamento, aqui, quer dizer o que dá para provar: composição atualizada, reuniões com ata, deliberações registradas.
Portal da transparência. A legislação de acesso à informação determina a divulgação ativa de um conjunto de dados sobre receita, despesa, contratos, convênios e servidores. O erro mais comum não é a ausência do portal: é o portal que existe com informação desatualizada ou em formato que ninguém consegue ler.
Serviço de informação ao cidadão. O canal pelo qual qualquer pessoa faz um pedido e a administração responde em prazo determinado. Precisa existir, precisa estar visível e precisa ter alguém respondendo.
Audiências e consultas públicas. Obrigatórias em determinados momentos do ciclo orçamentário e em situações específicas previstas na legislação. Audiência convocada sem divulgação real cumpre a formalidade e falha no propósito.
O que costuma dar errado
- Conselho com composição vencida. Mandato dos conselheiros expirado e nomeação não renovada. É o achado mais comum e o mais fácil de corrigir.
- Ata que não existe. A reunião aconteceu, a decisão foi tomada, mas ninguém registrou. Sem ata, a deliberação não é comprovável.
- Portal com dado antigo. Especialmente contratos, convênios e diárias, que exigem atualização frequente.
- Pedido de informação sem resposta. O canal existe, mas o pedido cai em uma caixa que ninguém monitora.
- Audiência sem público. Convocada com poucos dias de antecedência, em horário incompatível, sem material prévio disponível.
Um roteiro de conferência
- Liste todos os conselhos do município, com a norma que criou cada um, a composição atual e a data de vencimento dos mandatos.
- Verifique a frequência de reuniões dos últimos doze meses e onde as atas estão guardadas.
- Abra o portal da transparência como se fosse um cidadão. Tente encontrar o último contrato assinado, a folha do mês passado e a lista de convênios. Anote o que não achar.
- Teste o canal de pedido de informação enviando um pedido real e medindo o tempo de resposta.
- Confira o calendário de audiências do ciclo orçamentário e a forma de divulgação usada.
- Registre tudo em um relatório curto e leve ao gabinete com prazo para correção.
Esse roteiro leva uma semana e costuma revelar dois ou três problemas com solução simples.
Controle social não é a parte da gestão que fiscaliza o prefeito. É a parte que protege o prefeito, porque documenta que a decisão foi pública.
Quem cuida disso na prefeitura
Na maioria dos municípios, a resposta é “cada secretaria cuida do seu conselho” — o que na prática significa que ninguém tem a visão do conjunto. O desenho que funciona atribui a uma única pessoa, geralmente no controle interno ou na secretaria de administração, a tarefa de manter o quadro atualizado: quais conselhos existem, quem os compõe, quando se reuniram pela última vez e o que cada um deliberou. Não é para centralizar a operação, e sim para que exista alguém capaz de responder a pergunta quando ela vier de um órgão de controle ou de um programa federal.
A relação com a captação de recursos
Há um vínculo direto e pouco discutido. Programas federais em várias áreas condicionam a adesão à existência de conselho ativo, de plano municipal aprovado e de fundo específico constituído. Município que deixa o conselho parar descobre isso na hora de aderir — e não há como constituir conselho em uma semana.
O mesmo vale para plano municipal. Plano de saúde, de educação, de assistência social, de resíduos, de saneamento e de mobilidade são, em muitos casos, condição para acessar linha de recurso. Plano vencido é porta fechada.
O que fazer nesta semana
Peça três informações: quais conselhos estão com mandato vigente, quando foi a última reunião de cada um e qual a data da última atualização do portal da transparência. Se alguma resposta demorar mais de dois dias, você encontrou onde começar.
Manter esses mecanismos em ordem custa pouco e evita dois problemas caros: o apontamento em auditoria e a oportunidade de recurso que passa porque faltava um requisito que ninguém acompanhava.
Requisito que aparece antes de a oportunidade fechar. O Observatório de Gestão acompanha a situação do ente e reúne as oportunidades de recurso com suas exigências. Conheça a plataforma ou veja a posição do dia.