Contratada a plataforma, a pergunta seguinte é sempre a mesma: por onde começar? Este manual descreve uma sequência de implantação que funciona tanto para uma prefeitura quanto para uma consultoria com carteira de municípios. A ideia é sair da primeira semana com o ente configurado, a equipe com acesso e os alertas chegando na caixa de entrada certa.
Antes de entrar: reúna quatro informações
- O código IBGE e o CNPJ do ente (ou dos entes, no caso de consórcio e consultoria).
- A lista de pessoas que vão usar a plataforma, com e-mail institucional.
- Quem responde por cada assunto: regularidade, captação, prestação de contas.
- Os e-mails que devem receber os informes automáticos — inclusive os de quem não vai acessar o sistema, como o gabinete.
Esse último ponto costuma ser subestimado. Boa parte do valor da plataforma chega por e-mail, para quem nunca vai abrir uma tela.
Passo 1 — Conferir o cadastro da empresa
O primeiro item do menu Administração é Empresas. É ali que ficam os dados do ente ou da organização: identificação, tipo de empresa e identidade visual. Confira o nome que aparecerá nos relatórios e nos informes — ele é o que o prefeito e o tribunal vão ler.
Em consultorias e consórcios, cada ente atendido é uma empresa própria, e a troca entre elas acontece pelo seletor de empresa ativa. Vale conferir esse cadastro logo no início: relatório emitido com nome errado é retrabalho garantido.
Passo 2 — Criar os usuários
Ainda em Administração, a tela Usuários cadastra as pessoas e dispara os e-mails de boas-vindas. Duas recomendações:
- Use e-mail institucional. Conta pessoal se perde na troca de equipe e cria problema de auditoria.
- Não compartilhe login. Cada ação fica registrada na trilha de auditoria com o nome de quem a executou; login compartilhado destrói essa rastreabilidade.
Passo 3 — Ajustar perfis e permissões
Perfis e permissões é a matriz que liga cada perfil às funções e às ações permitidas — ler, criar, alterar, excluir, exportar e visualizar. O princípio a seguir é o de menor privilégio: comece restrito e libere sob demanda.
Na prática, três perfis resolvem a maioria dos casos:
- Gestor — vê tudo do ente, gera relatórios, configura alertas.
- Técnico — opera o dia a dia dos módulos que usa, sem mexer em cadastro nem em permissões.
- Consulta — apenas leitura, para gabinete, controle interno e assessorias.
Passo 4 — Definir o escopo territorial
O módulo Observatório tem uma tela de Permissões dedicada ao território: ela define quais estados e municípios cada usuário enxerga. É o mecanismo que sustenta o uso por consórcios e consultorias, em que uma mesma equipe atende vários entes, e o uso por governos estaduais, em que cada secretaria acompanha um recorte.
A regra de fundo é negar por padrão: quem não recebeu território não vê dado nenhum. Ao conceder, prefira o menor recorte que resolve o trabalho da pessoa.
Passo 5 — Ligar os informes automáticos
A tela Informes Automáticos, dentro do Observatório, monta o boletim que chega por e-mail. Você escolhe:
- Os blocos que entram no informe: CAUC, oportunidades de captação, prestação de contas, emendas e DOU.
- O recorte territorial — estado, município ou órgão superior.
- A periodicidade: diária, semanal ou mensal, com hora de envio.
- O formato: completo ou resumo.
- Os destinatários.
A configuração mais usada em prefeitura é um informe diário resumido para o gabinete, pela manhã, e um informe completo semanal para a equipe técnica. Consultorias costumam montar um informe por município atendido.
Passo 6 — Conhecer o painel e os relatórios
Com o cadastro pronto, vale percorrer o módulo Observatório uma vez, tela a tela: CAUC, Oportunidades, Prestação de Contas, Emendas e DOU. Em seguida, gere um relatório em Relatórios para ver o resultado que a equipe vai levar ao prefeito e ao controle interno.
Implantação bem-feita não é a que libera tudo para todo mundo. É a que faz cada pessoa receber, sem pedir, exatamente a informação de que precisa.
Checklist da primeira semana
- Cadastro do ente conferido, com o nome correto para relatórios.
- Usuários criados com e-mail institucional e acesso testado.
- Perfis ajustados pelo princípio do menor privilégio.
- Escopo territorial concedido a cada usuário.
- Informes automáticos configurados e primeiro envio confirmado.
- Um relatório gerado e revisado pela equipe.
- Responsável nominado para acompanhar os alertas diariamente.
O que costuma dar errado
Ninguém recebendo alerta. Informe configurado com um único destinatário que está de férias equivale a informe desligado.
Permissão larga demais. Conceder território nacional para todos anula o controle e polui a tela com dados irrelevantes.
Acesso concentrado. Um único usuário com tudo cria dependência: em licença ou desligamento, a operação para.