O que a equipe de captação deve perguntar antes de aceitar um projeto

Todo setor de convênios recebe demandas por caminhos que não passam por análise: o secretário que traz uma ideia, o vereador que sugere uma obra, a associação que pede apoio, o próprio prefeito que decidiu algo em campanha.

Aceitar tudo parece cordial e é caro. Projeto inviável consome tempo de elaboração, ocupa a fila, gera expectativa e, quando falha, desgasta a equipe perante quem o propôs. Recusar cedo, com critério explicado, custa uma conversa difícil e economiza meses.

As nove perguntas

1. Qual é o problema? Não a solução. O problema, descrito com quem é afetado e como. Se a resposta for “precisamos de uma quadra”, ainda não há problema descrito, apenas um objeto.

2. Quantas pessoas são afetadas? Ordem de grandeza basta. Serve para comparar com as outras demandas da carteira.

3. É competência do município? Parece óbvio e não é. Muita demanda que chega à prefeitura é de competência estadual ou federal, e o município acaba assumindo obrigação que não conseguirá sustentar.

4. O terreno ou o imóvel é do município? Se não for, existe instrumento que autorize o investimento? Essa pergunta sozinha elimina uma parcela relevante das propostas.

5. Existe projeto técnico? Para obra, projeto executivo; para serviço, descrição detalhada. Se não existe, quanto custa fazer e quem paga?

6. Qual é o custo estimado e de onde sai a contrapartida? Sem resposta orçamentária, o projeto não é viável, apenas desejável.

7. Quem opera depois de pronto? Equipe, custeio, manutenção. É a pergunta que mais revela projeto inviável e a menos feita.

8. Existe fonte compatível? Fonte que financia esse tipo de gasto, para município desse perfil, com janela em prazo razoável.

9. O que acontece se não fizermos? Ajuda a separar o urgente do desejável e sustenta a priorização perante quem propôs.

O que fazer com as respostas

As nove perguntas produzem três resultados possíveis:

• Entra na carteira. Todas as respostas existem e são satisfatórias. O projeto é descrito em uma página e ordenado por prioridade.
• Entra em preparação. O problema é real, mas falta requisito — projeto técnico, regularização de área, plano municipal. Nesse caso, o que entra na carteira é a tarefa de remover o requisito, com prazo.
• Não entra. Falta competência, falta viabilidade ou falta operação futura. A recusa é registrada com o motivo.

Registrar o motivo é essencial. Ele protege a equipe, permite reavaliação quando as condições mudarem e evita que a mesma demanda volte três vezes por ano.

Como conduzir a conversa

Recusar bem é uma habilidade técnica. Três práticas ajudam:

1. Faça as perguntas na frente de quem propõe, e não depois. A maior parte das inviabilidades fica evidente para o próprio proponente durante a conversa.
2. Separe a recusa do mérito. “Este projeto é ruim” é ataque; “não temos como custear a operação depois de pronto” é constatação.
3. Ofereça o caminho. Se o obstáculo é remediável, diga qual é e quanto tempo leva. Recusa com caminho vira parceria; recusa sem caminho vira ressentimento.

Setor de convênios que aceita tudo não é serviçal. É um setor sem critério — e quem não tem critério não consegue defender prioridade nenhuma.

O caso da demanda política

Há situações em que a decisão é do gabinete e não cabe à equipe técnica reverter. Mesmo aí, as nove perguntas servem: registradas por escrito, com as respostas que existirem, elas documentam os riscos conhecidos no momento da decisão.

Isso não é jogo de proteção. É informação necessária para que a decisão seja tomada com consciência do custo — e, muitas vezes, o gabinete ajusta o projeto quando enxerga a resposta da pergunta sete.

Um formulário de uma página

Vale transformar as nove perguntas em um formulário curto, usado para toda demanda que chega. Uma página, preenchida em quinze minutos, com campo para o proponente e campo para a análise técnica.

Depois de alguns meses, esse conjunto de formulários vira o banco de projetos do município — e a fonte mais confiável para responder ao gabinete, ao vereador ou ao órgão de controle sobre por que determinada demanda avançou e outra não.